Pružanje primarnih i dodatnih informacija kod dolaska gosta u hotel

Tijekom prijave recepcionar je dužan gostu osigurati sve potrebne informacije, obavijesti i podrške o cjelokupnoj hotelskoj ponudi, radnom vremenu i sadržajima hotela, ali i same destinacije.

Informacije koje je neophodno dati gostu na prijavi odnose se na usluge koje ima uključene u rezervaciji, tj. cijeni. Prije svega, to se odnosi na smještajnu jedinicu u koju je smješten. Gosta treba jasno uputiti koja je njegova smještajna jedinica, gdje se nalazi i kako doći do nje. Isto tako, ako ima uključen polupansion, treba ga jasno uputiti kada i gdje se poslužuju večera i doručak. Isto vrijedi i npr. za korištenje bazena ili dvorane za vježbanje (teretane), i svih ostalih usluga koje je unaprijed rezervirao. Nužno je informirati gosta i o vremenu odjave, bez obzira kada gost odlazi iz hotela. Gosta je važno obavijestiti o bitnim stvarima u tom trenutku – npr. trenutno ne radi jedno dizalo, sutra ujutro neće biti struje sat vremena, danas je večera u drugom restoranu te počinje pola sata ranije te o nekim posebnim politikama hotela (npr. predautorizacija kartice i sl.).

Ako postoji prilika, tj. ako je gost pričljiv te mu se nigdje ne žuri, možemo ga informirati i o događanjima u hotelu ili destinaciji, dodatnoj ponudi i sl. Iskusan recepcionar znat će procijeniti u kojoj situaciji može pričati o dodatnoj ponudi, a kada ne može. Mnogi gosti sigurno će cijeniti informaciju o npr. nekoj poznatoj manifestaciji koja se održava u destinaciji upravo tijekom njihova boravka, no ima i onih koji samo žele što prije do svoje sobe.

Osim navedenog, recepcionar mora imati što više informacija o destinaciji i hotelu jer također postoji mogućnost da će gost postaviti neka dodatna, različita pitanja. Naravno, može se dogoditi situacija da recepcionar ne zna odgovor na pitanje, ali nikad ne smije tako odgovoriti gostu. U takvoj situaciji treba se ispričati, reći da u ovom trenutku ne zna odgovor, ali će saznati te mu javiti, telefonski ili na bilo koji drugi način.